Informacje wstępne: Jesteś konsultantem, który wchodzi w skład zespołu projektowego mającego za zadanie zidentyfikowanie w procesach biznesowych klienta istniejących mechanizmów kontrolnych mających na celu zapewnienie prawidłowego odzwierciedlenia transakcji dokonywanych w ramach tych procesów w sprawozdaniu finansowym, a także wskazanie brakujących mechanizmów kontrolnych (luk w systemie kontroli wewnętrznej w procesach). Klientem jest średniej wielkości producent alkoholi w Polsce. Procesy biznesowe w zakresie analizy obejmują etap od rozpoczęcia produkcji (pobranie materiałów do produkcji z magazynu) poprzez proces produkcyjny, sprzedażowy aż do momentu zarejestrowania wpływu gotówki uzyskanej ze sprzedaży. Pozostałe procesy biznesowe (np. zakupy, wynagrodzenia) nie są objęte zakresem analizy.
Zadanie: Twoje zadanie w ramach zespołu na najbliższe tygodnie polegać będzie na identyfikacji kontroli klienta mających wpływ na raportowanie finansowe (w odróżnieniu od kontroli czysto operacyjnych) oraz luk w kontrolach poprzez:
• analizę istniejących polityk i procedur
• rozmowy z pracownikami klienta
• analizę dokumentów księgowych i innych dokumentów (np. raportów, zestawień) używanych w procesach przez spółkę
W celu przygotowania się do projektu przygotuj listę mechanizmów kontroli wewnętrznej (czynności kontrolnych), których byś oczekiwał(a) w ww. procesach dla tego typu klienta, tak aby w nadchodzących tygodniach przeprowadzić procedury efektywnie demonstrując klientowi znajomość tematu, który jest w zakresie zlecenia. Przedstaw oczekiwaną listę kontroli w następującym układzie:
• Proces biznesowy (np. produkcja, sprzedaż itp)
• Podproces (np. przesunięcie na magazyn, fakturowanie, księgowanie wyciągu bankowego)
• Ryzyko (np. nie wszystkie wysyłki produktów są fakturowane)
• Czynność kontrolna (opis czynności kontrolnej)
Przygotowując opis czynności kontrolnych, uwzględnij następujące ich atrybuty:
• W jaki sposób kontrola jest wykonywana (np. raport X porównywany jest z raportem Y)
• Jak często kontrola jest wykonywana (np. tygodniowo, miesięcznie itp.)
• Kiedy kontrola jest wykonywana (np. przed lub po transakcji, na koniec miesiąca itp.)
• Kto wykonuje kontrolę (np. funkcja, stanowisko)
• Gdzie kontrola jest wykonywana (np. w magazynie, w centrali itp.)
• Jakie raporty i dokumenty są używane podczas wykonywania kontroli
• Jaki jest sposób podstępowania, gdy podczas wykonywania kontroli ujawnione są potencjalne nieprawidłowości
• Jaki jest dowód wykonania kontroli (np. podpis na raporcie)
Rozwiązanie: Rozwiązanie powinno być zaprezentowane w formie arkusza Excel lub w dokumencie Word. Preferowana forma prezentacji to tabela. Pliki *.doc, *.xls, *.pdf, *.zip - w przypadku większej liczby plików.
Autorzy: Piotr Rówiński, Marcin Jędrkowiak, PricewaterhouseCoopers
